こんにちは！
櫻井法恵（のりんちゅ）です。
お茶会やらランチ会やら交流会やら・・・
巷にはイベントが星の数ほどありますよね。
「私も何かやってみたい・・・！」
「けど、なにをどうやって始めたらいいかわからない・・・」
そんなご質問をいただくことも多いです。
みんな忙しいんだから、たとえ無料のイベントであっても、価値が感じられなければ
わざわざ来てくれる人は誰もいないよ。
今回は、いつも私がやっている、イベントなどを開催する時の流れを一挙お伝えしちゃいまーす！
イベントの目的を考えよう
まずは「なんのためにやるのか？」を考えてみましょう。
- このサービスを広げたい！
- 自分で集客できるか確かめてみたい
- イベント開催経験を増やしたい
- メイン商品や高額商品を販売するための入り口にしたい
- みんなに知ってほしい人がいる
- ただただお勧めのお店でランチしたい
- 仲間を増やしたい！コミュニティーを作りたい
などなど、理由は様々だと思います。
「なんのためにやるのか？」によって、内容や告知しかた、ターゲット層が変わってきます。
まずはここを明確にしましょう。
イベントの種類
何をメインにしたイベントにするのか？も考えないといけません。
それによって、どんな人が対象なのか？が変わってきます。
お茶会やランチ会の企画には、だいたい５類のパターンがあるかな、と思っています。
主催者がメイン系
これはそのまま、「あなたがメインになる」というイベントです。
この場合、何かテーマがあるといいですね。
私は【アメブロカフェ】というお茶会を定期開催しているのですが
これは「アメブロやFacebookの疑問になんでもお答えして
さらにブログでの売上アップにつながる個別アドバイスをします！」
という内容になっています。
対象は・・・
- アメブロ初心者さん
- 講座に来る勇気がない人
- まずは櫻井さんに会ってみたい人
- ある程度知識があるから講座は不要だけどちょっと聞きたい事がある人
- 講座でどんな事が聞けるか知りたい人
・・・などを想定しています。
会場がメイン系
「有名ホテルで優雅にアフタヌーンティーをしよう！」
「あの有名店のパンケーキを食べに行こう！」
そんなイベントも多いですね♪
私はたまーに、日暮里にあるイラン料理レストランザクロで
イランでラクダでランチ会！というイベントを開催しています。
ここのお店はね、まず料理がおいしい！！
イラン料理ってあんまり知られてないけど
煮込み料理が中心で、めっちゃおいしいのよ～！！
で、１０００円のコースで食べられないほどの料理が出てきます。
さらに、名物店主が絡んでくるんだけど(笑)
これがウザくてめちゃくちゃおもしろい！
勝手に参加者の赤ちゃん抱っこしてます(笑)
そんなこんなでめちゃくちゃおもしろいお店なので
色んな人と楽しくランチしたい！と思って開催しています。
毎回大人気で、たくさんの方が来てくださいますよ～♪
ゲストを呼ぶ系
「大人気のあのコンサルさんを呼びます！」
「お茶会限定！あのアクセサリー作家さんが来てくれて、直接作品を購入できます！」
などなど、自分以外の誰かにゲストで来てもらう企画。
これもちょこちょこ見ますね。
これをやる場合は、どこからどこまで自分でやるか？
利益の配分は？
入金方法は？
などなど、ゲストの方との詳細の打ち合わせも必要になります。
コラボする系
ゲストを呼ぶ系と似ていますが、こちらは「２人でこれやります！」
という感じですね。
「２人でおもしろい企画ができる」というのはもちろんですが
違う顧客層から集客を取り込める、という効果もあります。
コラボする系だと、お互いにメリットがないと厳しいですね。
一緒にイベントをやったけれどそれが原因で不仲になってしまった・・という人たちも見てきました。
（あの人全然告知してくれない・・全部私がやってるじゃん！これで取り分半々ってどうなの？！とかね。）
お互いにWIN-WINになるように、不平不満がでないように、きちんと打ち合わせしましょう。
繋がりを作る系
ママ友を作ろう！
地元につながりを作ろう！
同業者でつながろう！
みたいな感じでつながりを作るのが目的の会ですね。
以前私は地元沿線の起業女性のコミュニティーを作ったりもしていました。
何かしらの仲間意識ができるし、ただただ友達ができたりもするし、楽しいですよ♪
マーケティングする
自分では「めっちゃいい企画～！！私すごい！！」
と感動していても、他人からしたら
「え、別に・・・・」
なんて場合は、実はけっこう多いです。
身近な人、親しいお客さん、仕事内容を知っている友人なんかにちょっと聞いて
反応を見てみましょう。
私は、何かを開催して「誰も来なかった」という事はありません。
それは、私がビビりなので、新しい企画をするときは
必ず周りに聞いてみて反応をみるようにしているからだと思います。
「えー、別にそのサービスいらない。」とか
「お金出してそれは行かないかな～」なんて意見をもらって
お蔵入りした企画もけっこうあったりするのですよ～。
何かしらいい反応をもらったものしか企画化しないので
失敗しづらいんだと思います。
金額などを決める
内容が決まったら参加費を決めましょう。
まずは最初に考えた目的と合わせて考えます。
例えば、自分の他の商品、高額商品の入口にしたいから、という理由であれば
その後の利益を見込んで、無料開催して人を集める、でOKです。
それ以外の場合は、とりあえず他の人が開催している
同じ感じのイベントをなるべくたくさん調べ、
相場の金額で始めるのが妥当です。
まだ認知が低い、そんなに付加価値の提供がないかも？という場合は
無料～低めの金額の方が人は集まりやすいです。
ただ、安ければいいかというとそんな事もないので・・
この辺を考えるのが重要なんですよね。
交通費や会場代なども考えて、できれば赤字にはならないようにしましょう。
認知・人気が既にある場合や、サービス体験などがついている場合は、
高めの金額でも人は集まります。
コンサルとか、何か特典がついているならまだしも、しゃべるだけで３万円て・・・オマエ芸能人かよ！！と突っ込みたくなったわw
一個人として常識的な金額を！
そして、参加者に金額以上の価値を与えられるかどうか？！をしっかり考えましょうね！
また、金額を考える時には、
- 食事代／飲み物代は込みのか？
- 当日支払いか、事前振込か？？
など、細かいところまで考えてくださいね。
当日支払いの方が気軽に参加しやすいですが、その場合、主催者は領収書の準備を忘れずに！
一般的に、無料イベントや低価格イベントは、集まりやすくても当日キャンセルが多くなりがち。
高めの金額で、しかも事前振込の場合キャンセル率は低くなります。
その他、場所や時間、定員やキャンセルポリシーなども決めましょう。
予告を発信する
「よし、いけそうだからこのイベントを企画しよう！」と思ったら
まずは発信してみる事をお勧めします。
この場合の発信媒体は、ブログよりもSNSの方がお勧めです。
読み手との距離が近いので、リアルな声が届きやすいんですよね。
「今度こんなお茶会をやろうと思っています！
参加するだけで〇〇が△△になっちゃいますよ～♪
興味がある人いますかー？？」
「〇〇さんとコラボでイベントを企画中です♪
〇〇さんの作品を直接購入できて、
さらに私の売上アップコンサルが受けられますよ！
詳細発表までお待ちくださいね！」
・・・という感じで発信してみてください。
反応をくれた人と日程調整に入りましょう♪
「やります」という事だけでなく
「どんなメリットがあるイベントなのか？」という事まで
わかる発信にする事がポイントです。
ここで誰一人反応（いいね！やコメントなど）してくれなかった場合
多分このイベントやっても、あんまり人は集まりません。
考え直したほうがいいかもしれません・・・。
まぁ、もちろん「日程が合えば行こうかな・・」くらいの人もいるかもしれないですけどね。
確実に人を集めたいのであれば、コンセプトや内容を変えてみてもいいんじゃないかと思います。
もしくはただただ知ってくれている人の人数が少ないだけかもしれないから
そんな場合はSNSのフォロワーを増やす、アメブロなら読者を増やす、など・・・
“広げる”という事もしてみてくださいね。
ネットが苦手であれば、リアルな友達に声をかけまくる、でもOKですよん♪
日程を決める
上記の投稿で「興味あります！」「行きたいです！」
というコメントがもらえたら嬉しい！
そのコメントしてくれた人にメッセージしてみましょう。
「コメントくださっていたイベント、
来月の〇日・〇日・〇日のどこかで
開催しようと思っているのですが
ご都合いい日ってありますかー？」
こんな感じで日程調整できたら
【イベント企画したけど誰も来ない】
という事がなくなります。
もしも最初の時点で都合が合う人がいなくても
告知をしていくうちに
「その日はダメなんですが・・」なんてコメントくれる方がいれば
日程を変更して開催したっていいんです。
大切なのは「いつやるか」より
「興味を持ってくれた人に来てもらう」という事です。
告知記事やお申込みフォームを作って募集開始する
日程が決まったらお申込みフォームを作り、
告知記事を書きましょう。
申込みフォーム
「こちらのメールアドレスにご連絡ください」はNGです。
タイトルは何にしたらいいの？
何を書いたらいいの？メールアドレスと・・電話番号もいるかしら？
なんてお客様に考えさせてはいけません。
記載内容を書いたとしても、それを見ながら入力すつのはめんどう。
そんなことをさせなくても、お申込みができてとても楽！
「申込みのハードルが低い」はとても重要ですよ～！
フォームズ、フォームメーラー、リザーブストックなど
無料で使えるフォームは色々ありますので、作ってみてくださいね！
細かい注意事項としては、フォームのタイトルをイベント名にするか
イベントを選択できるようにしておくとわかりやすいです。
メールアドレスとお名前は必須ですが
電話番号、その他事前にいただいた方がいい情報があれば
お申込みフォームに記載してもらうようにしておきましょう。
申込みと同時に返信してくれるヤツです。
開催日時・場所のご案内・金額や支払い方法などのご案内
・・・事前振込の場合は、振込先口座の情報などもこれで送ってしまえば
事務作業は何も必要なくなりますよん！
《参考記事》
フォームズの自動返信メール機能を使おう！
告知記事
一般の人にお知らせするならブログで告知記事を書きましょう！
この時、「いつ、どこで、こんなイベントをやります」・・・だけではダメ！！
これは告知記事ではなく、ただのお知らせです。
告知記事は、興味を持って読んでもらえるタイトルにし、
魅力をメリットを伝えて「行ってみたい！」という気持ちにさせる事が大切！！
どんなイベントで、どんなメリットがあって、どんな人にお勧めで、
参加するとどうなるのか？？
・・・・・それが客観的にわかるように、魅力的に伝えられるように、
言語化してくださいね！
イベントは、タイトルが重要なんですよ～！
「ブログお茶会」だとボヤっとしていますが
「売上アップ個別アドバイス付き！アメブロカフェ」とする事で
メリットや、「お仕事のためのお茶会」である事が伝わります。
「ホテルでアフタヌーンティーの会」
などでは魅力はイマイチ伝わりません。
「高級ホテルで優雅な時間を楽しむ♡アフタヌーンティー」
ですと、具体的なイメージが湧いてきます。
また、イベントの告知は写真も重要！！
私は、告知で使う写真を撮るために、会場になるお店を実際に利用して
告知用の写真を準備したりします。
会場がウリの場合は特にコレ、必要です！
「明るくて素敵なレストランの個室です」という言葉よりも
こんな写真一枚載せる方が雰囲気は伝わるし
読者の記憶に残ります。
「おいしいお料理です」
・・・・・こんな言葉を読むよりも
実際のお料理の写真を載せた方が食べたくなりますよね～？！
そして・・・
告知記事は、ただ書いてアップするだけではなかなか広がりません！
日時を更新して、繰り返しアップします。
さらに、ブログのいたるところに導線を張っていきます。
メッセージボード、サイドバー、記事下などに、わかりやすくリンクを張ってくださいね。
お申込みが入ったら残席を更新してまた再アップ、
メッセージボードの残席も更新していくと
動きが見えて、お申込みしたい衝動に駆られる人もいます！
告知記事については、専門の講座も開催していますので
何を書いていいのかわからない、という方は、ぜひいらしてくださいね！
SNSでも発信する
アメブロの場合、ブログの読者やハッシュタグ検索などで
たどり着いてもらえるかもしれませんが
Googleなどの検索に引っかかるのってなかなか難しい。
そこで併用したいのがSNSとの併用です！
特にFacebookやTwitterなどのフロー型ツールと掛け合わせると
認知度はぐっと上がります。
ちなみに、私はFacebookがそこそこ育っているので
企画がいいイベントの場合、Facebookでの事前告知で
満席になる事もあります。
ブログだけにこだわらず、使えるものは使ってたくさんの人に知ってもらいましょう。
興味を持っていそうな人にはメッセージやメールで連絡
これ、なかなかやっている人が少ないようですが
私が見てきた限り、売れ続けている人はこれを欠かしていません。
「この人にお勧め！」と思った場合。
コメントで興味があると言ってくれていた場合。
直接メッセージを送ってお誘いすると、来てくださる事も多いです。
「営業みたいでやだな。」と思う人も多いかもしれませんが・・・
興味がない人にコピペでメッセージを送りまくったら
それは迷惑な営業でしかないです。
絶対にやめましょう。
でもね。
「〇〇さんが好きそうなお店なんです！」
とか
「今後その方向で行くのであれば△△さんに会っておくと
有益なアドバイスがしてもらえると思います！」
などなど、なぜお勧めなのか？という事を、愛を込めてお伝えしたら
それは営業ではなく愛のメッセージです！
そもそもイベントの存在に気付いていた、
気になっていたけれど自分が行って平気かな？と思って
お申込みに至っていない場合もあります。
実際、お誘いすると来てくださる方も多いし、
来れなくても「お誘いありがとうございます！」というお言葉はよくいただきます。
“必要そうな人への声かけ”、ぜひぜひやってみてくださいね！
色々な角度からお勧め記事を書く
ただただ告知記事を書いてアップしているだけでは、
そのイベントの魅力はなかなか伝わらりません！！！
興味を持ってもらうためには、
イベントに興味を持ってもらうための記事を書きます。
色々な角度から書いていきます。
- このイベントの魅力はなに？
- どんな悩みを持った人が参加したいと思う？
- 参加したいと思う人には、どんな記事を書いたら反応する？
こんなことを、よーーーくよーーーく考えてみてくださいねー！
例えば、私は写真撮影付きランチ会というイベントを定期開催しています。
この撮影ランチ会のお勧めポイントは
- 楽しくランチをしている間に、プロのカメラマンに撮ってもらえる
- 私という話し相手がいるので、自然な笑顔の写真が撮れる
- 写真が苦手でも緊張しない
- プロのカメラマンに格安の金額で撮ってもらえる
- 納品枚数は毎回４０枚以上
- 参加者が他にもいるので、ランチ会風景写真やコンサル風景写真など
仕事で使える写真が撮れる
こんな感じです。
お勧め記事を書くとすると
「告知記事に使う写真はプロに撮ってもらった方が断然信頼感が上がります。その理由は・・・」
という、“写真を撮るべき理由”で１記事。
「利用しているレストランはとにかくお料理がおいしい！
さらに内装も素敵で景色も良くて・・・」
という、“レストランのお勧めポイント”で１記事。
「お願いしているカメラマンさんは日本トップクラスのカメラマンさんです。彼の実績は・・・」
という、“カメラマンさんの紹介”で１記事。
「普通の撮影会だと数パターンしかバリエーションがない場合が多いです。
でもこの撮影会では、他にも参加者がいるのでバリエーションが無限にあります！
例えば・・・・」
という、“撮影内容のお勧めポイント”で１記事。
「今までご参加くださった方のご職業を紹介します！
起業コンサルタント、ヒーラー、セラピスト、不動産業・・・・・」
これに写真紹介を加えて１記事。
うん、無限に考えられますね。
いや、考え出すんですよ～！！！！！
当日のための準備
当日現金支払いの場合は領収書は絶対に必要！
事前に参加者の名前や金額を入れたのもを用意していくと、
当日スムーズです。
金額によってはおつりが必要になるかも？？などなど考えて準備しましょう。
その他、参加者名簿、アンケート、名札、などなど・・・
何が必要になるかを想像して考え、準備しましょう。
《参考記事》
領収書、お客様にきちんと渡していますか？？～領収書の書き方解説！
開催当日
いよいよ開催当日！
・・・の前に、もしも満席になっていなければ、前日、なんなら開催当日でも
告知を繰り返します。
「ドタ参加歓迎！！」の告知で来てくれる方、案外います！
あきらめたら、そこで終了ですよ。←誰だw
はい、そしたらいよいよイベント開催です♪
開催中、もしくは直後にSNSで発信
できれば盛り上がっている写真を撮って
「イベント開催してます！盛り上がってます！！」
・・・なんてSNSで投稿できると、臨場感が伝わります。
楽しそうなイベントだという事が写真から伝わって
「次回開催する時には行きたい！」と思ってくれる人が増えたらいいですよね♪
開催中は仕切っていすので難しい場合もあるかもしれませんが
遅くともその日のうちにはイベントを開催したよ！という発信をしましょう。
ちなみにこういうリアルタイムな発信は、
ブログよりもFacebookやTwitterなどのSNSの方が伝えやすいです。
写真を撮ろう
「写真撮り忘れた～！！！」ってなる人多いけど
写真は大切ですからね～！！！
特に、次回開催を予定している場合は、
実際に人が集まった、盛り上がった様子の写真を撮って
告知記事の１枚目も写真を差し替えてくださいね。
イベント中の様子、そして参加者との集合写真。
そのほか、例えばお店がウリのイベントだったら
内装やお料理の写真を撮っておくのも重要です！！
実際の例を挙げると、これが
「撮影会やってまーす！！爆笑しながらの撮影！！」
という実況用の写真。
こちらはレポや次回告知で使う用の集合写真、という感じです。
次回も開催するのであれば、
「どんな内容の発信をしたら興味を持ってもらえるかな？」
という事を考えて、その発信に必要な写真を撮影する、という事が重要です。
翌日までに開催レポを書く
SNSでの開催報告とは別で、ブログではきとんと開催レポートを書きましょう。
FacebookやTwitterの投稿は流れてしまうので
それだけでは不十分です。
- ブログで写真を交えてレポート記事を書く。
- 次回開催が決まっていればその告知のリンクを張る。
- 告知記事に「前回の様子はコチラ」と言う感じでリンクを張る。
これ、最低限やってくださいねー！
感想をもらって感想記事を作る
自分でどんなにお勧めしても響かない事は多いです。
そんな時のために、ご参加者から感想を聞いて感想記事を作りアップしましょう。
事前にアンケートを作成して書いていただくようにするのもいいですね。
アンケートを作成する際は
- 参加した理由
- 参加してどうだったか
- どんな人にお勧めか
これは必ず聞くようにしてくださいね！
「イベントはどうでしたか？」というようなぼんやりした聞き方だと
「楽しかったです」など、ぼんやりした感想しか返ってきません。
感想がたくさんあると
「人気のイベントなんだな！」「楽しそうだな！」
というイメージにつながります。
いい感想は、告知記事にも載せましょうね！
まとめ
イベントを開催する時にいつもやっている手順を書いてみたら長かった・・・(^^;
私、けっこう色々やってたんですね(笑)
もちろん、こんなこと全部やらなくても、集客できる人は集客できます。
特にファンが多い人、ブログの読者やアクセス数が多い人は
SNSとの併用しなくてもバンバン集客できると思います。
逆にSNSが強い人は、ブログで告知を書かなくたって
人を集める事は簡単だったりします。
だけどね。
「やってみたけれど人が集まらなかった・・」という人は、
ただただ必要な行動が足りていない、という事がほとんどだと思います。
これを全てやっていけば、「誰も来てくれない」という悲しい事はなくなりますよ♪
ぜひぜひ、チャレンジしてみてくださいねー！！
櫻井 法恵
（のりんちゅ）
集客のためのWEB・SNS集客アドバイザー。
